Les indemnités de déplacement

Les déplacements professionnels peuvent impliquer des frais de transport, d'hébergement et de restauration pour les salariés. Ces frais font l’objet d’une indemnité de déplacement et varient en fonction de la destination du déplacement, qu'il s'agisse de la France métropolitaine, des départements et régions d'Outre-mer ou de l'étranger.

Les employeurs sont tenus de rembourser ces frais conformément aux conditions définies par la législation et les conventions collectives. De plus, le montant et les modalités de remboursement peuvent dépendre également des politiques internes de l'entreprise.

✏️ À noter

• Les modalités de remboursement peuvent différer d'une entreprise à l'autre et peuvent être spécifiques à chaque type de déplacement.

• Il ne faut pas confondre indemnité de déplacement et indemnité de transport, qui  est une compensation financière obligatoire accordée par l'employeur à ses salariés pour couvrir les dépenses liées à leurs déplacements domicile-travail lorsqu’il utilisent les transports en commun.

Les indemnités de déplacement se réfèrent aux dépenses supportées par un salarié lorsqu'il effectue des déplacements dans le cadre de ses responsabilités professionnelles, dans l'intérêt de l'entreprise. Ces déplacements peuvent prendre différentes formes.

• Les grands déplacements sont des voyages de plusieurs jours effectués dans un dans une région éloignée du lieu de résidence habituel du salarié. Ces déplacements impliquent généralement des frais importants tels que les billets d'avion, l'hébergement, les repas et éventuellement d'autres frais spécifiques au pays ou à la région visitée.

• Les petits déplacements, ce sont des déplacements de courte durée, généralement dans un département ou une région proche, n’empêchant pas le salarié de rentrer chez lui le soir. Ils peuvent inclure des rendez-vous professionnels, des visites de clients ou des réunions. Les frais associés à ces petits déplacements peuvent comprendre les frais de transport (par exemple, les frais d'essence, de péage ou de transport en commun), les frais de repas et éventuellement les frais de stationnement.

L'indemnité de grand déplacement concerne les salariés qui sont amenés à travailler temporairement loin de leur domicile habituel, généralement sur un autre site géographique. Ces déplacements sont de plus longue durée et peuvent impliquer une distance significative entre le lieu de travail habituel et le lieu de déplacement.

Cette indemnité est accordée lorsque les conditions de travail rendent impossible pour le salarié de retourner chez lui chaque jour.

Un grand déplacement est caractérisé par deux critères simultanément remplis.

• La distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail est égale ou supérieure à 50 km pour un trajet aller ou retour.

• Les moyens de transport en commun disponibles ne permettent pas de couvrir cette distance en moins de 1h30 pour un trajet aller ou retour.

Ces conditions créent une présomption d'impossibilité pour le salarié de regagner quotidiennement son domicile en raison de l'éloignement. Dans de tels cas, l'employeur est tenu de verser une indemnité de grand déplacement pour aider le salarié à couvrir les frais de restauration et d'hébergement liés à cette situation.

À l’inverse, l'indemnité de petits déplacements est une compensation financière potentiellement accordée aux salariés pour couvrir les frais supplémentaires engagés lors de leurs déplacements professionnels de rendant pas impossible pour le salarié de retourner chez lui. 

Le régime d'indemnisation des petits déplacements comporte les trois indemnités professionnelles suivantes :

• indemnité de repas ;

• indemnité de frais de transport ;

• indemnité de trajet.

L'employeur peut rembourser les frais de déplacement d'un salarié de deux manières différentes.

• Le remboursement des frais réels, dans ce cas l'employeur peut choisir de rembourser les frais de déplacement en se basant sur les dépenses réellement engagées par le salarié. Le salarié doit alors fournir des justificatifs (reçus, factures, tickets, etc.) pour prouver les dépenses effectuées  par le biais d’une note de frais. L’entreprise rembourse alors les frais réels présentés par le salarié, dans la mesure où ils sont en lien avec le déplacement professionnel.

• Le remboursement au forfait, dans ce cas l'employeur peut opter pour un remboursement des frais de déplacement selon un forfait fixé par les barèmes de l'Urssaf. Ces barèmes fournissent des montants forfaitaires pour chaque type de déplacement (distance, mode de transport, etc.) et sont utilisés comme référence pour le remboursement des frais de déplacement. Ainsi, le salarié n'a pas besoin de fournir de justificatifs détaillés, mais l'employeur lui remboursera le montant fixé par les barèmes.

En règle générale, toutes les entreprises du secteur privé peuvent être concernées par la possibilité de mettre en place une indemnité de déplacement pour leurs salariés.

Les entreprises de toutes tailles, qu'il s'agisse de petites, moyennes ou grandes entreprises, proposent une indemnité de déplacement à leurs salariés. 

Ainsi, il convient de noter que les conditions et les critères spécifiques pour bénéficier d'une indemnité varient selon le support mettant en place l’indemnité de déplacement (accord collectif, usage, contrat de travail …). 

Certaines conventions collectives peuvent prévoir des seuils minimums de distance à parcourir ou des critères spécifiques pour déterminer l'éligibilité à cette indemnité. Par exemple, certains accords peuvent stipuler que l'indemnité de déplacement est accordée lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail est supérieure à un certain nombre de kilomètres. 

Par exemple, l’article 8-11 de la convention collective nationale des ouvriers employés par les entreprises du bâtiment stipule que “le régime des petits déplacements a pour objet d'indemniser forfaitairement les ouvriers travaillant dans les entreprises du bâtiment des frais supplémentaires qu'entraîne pour eux la fréquence des déplacements inhérente à la mobilité de leur lieu de travail.

Le régime d'indemnisation des petits déplacements comporte les trois indemnités professionnelles suivantes : 

- indemnité de repas ;

- indemnité de frais de transport ;

- indemnité de trajet,

qui sont versées aux ouvriers bénéficiaires.

Ces indemnités de remboursement de frais sont journalières, forfaitaires et fixées en valeur absolue.”

De même, l’article 8-22 de la convention collective nationale des ouvriers employés par les entreprises du bâtiment stipule que “ l'indemnité de grand déplacement correspond aux dépenses journalières normales qu'engage le déplacé en sus des dépenses habituelles qu'il engagerait s'il n'était pas déplacé. Le montant de ces dépenses journalières, qui comprennent :

a) Le coût d'un second logement pour l'intéressé ;

b) Les dépenses supplémentaires de nourriture, qu'il vive à l'hôtel, chez des particuliers ou dans tout autre type de logement proposé par l'employeur ;

c) Les autres dépenses supplémentaires qu'entraîne pour lui l'éloignement de son foyer,

est remboursé par une allocation forfaitaire égale aux coûts normaux de logement et de nourriture (petit déjeuner, déjeuner, dîner) qu'il supporte.”

Pour calculer les frais de déplacement d’un salarié, il convient de distinguer les frais de transport et les frais d'hébergement et de repas. 

Concernant les frais de transport

En général, les frais de transport associés aux déplacements professionnels des salariés sont entièrement pris en charge et organisés par l'employeur avant le déplacement. Cela peut inclure la réservation et l'achat des billets de train, d'avion ou la location de voiture.

Lorsqu'un salarié utilise son propre véhicule personnel (voiture, moto, scooter) dans le cadre de ses déplacements professionnels, les frais de déplacement sont calculés en utilisant le barème d'indemnités kilométriques de l'Urssaf.

Ce barème, utilisé pour le remboursement des frais de déplacement en voiture, tient compte de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles par le salarié tout au long de l'année. Il établit un montant forfaitaire par kilomètre parcouru, servant de base pour le calcul de l'indemnité kilométrique due au salarié.

Ainsi, lorsque le salarié utilise son véhicule personnel, l'employeur rembourse les frais de déplacement en fonction du nombre de kilomètres professionnels effectués, en multipliant ce nombre par le montant fixé dans le barème de l'Urssaf correspondant à la puissance du véhicule (voiture, moto ou scooters).

Concernant les frais d’hébergement et de repas 

Les modalités de calcul des frais d’hébergement et de repas font l’objet d’un remboursement qui diffèrent si ce sont de petits déplacements ou de grands déplacements.

En 2023, s’agissant des frais de petits déplacements, le remboursement des frais de repas engagés par le salarié dans le cadre des petits déplacements s’effectue dans la limite de : 

• 9,90 € pour le salarié qui n’est pas contraint de prendre son repas dans un restaurant ; 

• 20,20 € pour le salarié contraint de prendre son repas au restaurant. 

À l’inverse en 2023, pour les frais de grands déplacements en france métropolitaine, le remboursement s’effectue dans la limite de : 

• 20,20 € pour les 3 premiers mois pour le repas, 72,50 € pour un logement dans Paris ou sa banlieue*, et 53,80 € pour un logement dans un autre département ; 

• 17,20 € entre 3 mois et 24 mois pour le repas, 61,60 € pour un logement dans Paris ou sa banlieue*, et 45,70 €  pour un logement dans un autre département ; 

• 14,10 € au-delà de 24 mois pour le repas, 50,80 € pour un logement dans Paris ou sa banlieue*, et 37,70 € pour un logement dans un autre département. 

✏️ À noter

• Les barèmes d'indemnités kilométriques sont révisés chaque année par l'Urssaf et peuvent varier en fonction de la puissance fiscale du véhicule et des fluctuations du coût du carburant. 

• De même concernant le remboursement des frais de repas et d’hébergement.

Lorsque l'employeur rembourse les frais de déplacement réels, ces frais ne sont pas pris en compte dans le calcul des cotisations sociales. Cela signifie que ces remboursements ne sont pas soumis aux charges sociales.

En ce qui concerne le remboursement des frais de déplacement au forfait, lorsque l'employeur respecte les taux et barèmes fixés par l'Urssaf, ces remboursements font l'objet d'une exonération de cotisations sociales. Cela signifie que les montants remboursés dans les limites prévues par l'Urssaf ne sont pas soumis aux charges sociales.

Cependant, si les montants remboursés par l'employeur dépassent les limites d'exonération fixées par l'Urssaf, la partie excédentaire doit être réintégrée dans le calcul des cotisations sociales. Cela signifie que seule la fraction excédant les limites d'exonération sera soumise aux cotisations sociales.

Le contentieux sur l'indemnité de déplacement étant abondant vous trouverez plus de 4600 décisions relatives à ce chef de demande, rendues par la Cour de cassation ou les juridictions du fond sur Predictice. La durée moyenne de la procédure, entre la juridiction de première instance et la Cour d'appel, est de 2 ans et 2 mois.

Ainsi, le 27 janvier 2023, la Cour d'appel de Douai, a confirmé le jugement du conseil de prud'hommes, qui a rejeté la plupart des demandes d’un salarié tout en lui accordant une somme au titre des indemnités de grand déplacement. 

En l'espèce, la SARL SODALIS a été placée en redressement judiciaire en juin 2014. Suite à cela, un plan de redressement a été établi et la société a été liquidée en février 2018. En conséquence, un salarié a été licencié pour motif économique en mars 2018. Ce dernier a contesté son licenciement devant le conseil de prud'hommes de Dunkerque et a réclamé diverses indemnités.

En bas de cette page, vous pouvez faire jouer les différents paramètres (juridiction, ancienneté, année...) afin de mesurer les variations sur le territoire français et préparer au mieux votre assignation ou votre négociation.